Spreadsheet, was ist das?
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Spreadsheet, was ist das? - ein Kurzeinstieg

Was ist ein Spreadsheet?

Spreadsheet ist der englische Ausdruck für ein Tabellenkalkulationsprogramm oder kurz Tabellenkalkulation.

Was ist eine Tabellenkalkulation?

Eine Tabellenkalkulation bzw. ein Spreadsheet ist eine Software für die interaktive Eingabe und Verarbeitung von numerischen und alphanumerischen Daten in Tabellenform. Sehr oft erlaubt eine Tabellenkalkulation bzw. ein Spreadsheet zudem die Darstellung der Ergebnisse in verschiedenen grafischen Varianten. Bekannte Tabellenkalkulationsprogramme sind z.B. Microsoft EXCEL und das kostenlose Open Office Produkt CALC.

Was ist ein Arbeitsblatt?

Das Kernelement einer Tabellenkalkulation bzw. eines Spreadsheets ist somit eine riesige Tabelle, das man als Arbeitsblatt bzw. Worksheet bezeichnet? Eine Tabellenkalkulation bzw. ein Spreadsheet enhthält ein Arbeitsblatt oder mehrere Arbeitsblätter. Am unteren Ende des Arbeitsbereichs auf dem Bildschirm findet man ein Register mit einem Eintrag für jedes Arbeitsblatt der Tabellenkalkulation bzw. des Spreadsheets. Man wechselt von Arbeitsblatt zu Arbeitsblatt über dieses Register, indem man den jeweiligen Eintrag anklickt.

Welche Elemente hat ein Arbeitsblatt?

Ein Arbeitsblatt, d.h. eine Tabelle, wird unterteilt in Spalten und Zeilen, die eindeutig referenziert werden. EXCEL und CALC benennen ihre Spalten mit Buchstaben und ihre Zeilen mit Nummern fortlaufend aufsteigend. Eine Zeile bzw. eine Spalte besteht aus einer Reihe von Feldern, die man als Zellen bezeichnet. Die Zelle "A2" wäre somit in EXCEL bzw. CALC die Zelle bzw. der Schnittpunkt, die/der sich in der ersten Spalte, d.h. der Spalte "A", und in der zweiten Zeile, d.h. der Zeile "2", befindet.

Welche Inhalte kann eine Zelle aufnehmen?

Jede Zelle der Tabelle kann eine Konstante (Zahl, Text, Datum, Uhrzeit ...) oder eine mittels einer Formel unter Bezug auf andere referenzierte Zellen definierte Variable enthalten. Bei Anpassung der referenzierten Zellen einer Formel aktualisiert die Tabellenkalkulationsoftware den ursprünglich angezeigten Wert der Formelzelle üblicherweise automatisch oder optional aber auch nur auf Anforderung.

Welchen Benefit liefert eine Tabellenkalkulation bzw. ein Spreadsheet?

Mittels einer Tabellenkalkulation bzw. eines Spreadsheets können komplizierte Rechengänge und/oder Textoperationen mit vielen verknüpften Zwischenergebnissen übersichtlich dargestellt werden. Je nach Datenvolumen lässt sich über eine Tabellenkalkulation bzw. ein Spreadsheet eine Datenhaltung analog zu relationalen Datenbanken abbilden, die man dann z.B. auch als Input zur Erstellung von Serienbriefen verwenden kann.

Wie sieht ein einfaches Beispiel aus?

Man klicke auf die Zelle "A1" und gebe die Zahl "10" ein, d.h. man drücke die Zahlen "1" und "0" und dann die ENTER-Taste. Dann klicke man auf die Zelle "B1" und gebe die Zahl "20" ein. Nun klicke man auf die Zelle "C1" und gebe die Zeichenkette "=A1+B1" ein. Dies führt zu der folgenden Darstellung.
Spreadsheet-Beispiel 
Oberhalb des Arbeitsblattes befindet sich die sogennante Bearbeitungsleiste. Sie besteht aus 2 Teilen, ganz links die Anzeige der aktiven Zelle, die im Arbeitsblatt fett umrandet ist, rechts davon die Inhaltsbeschreibung der aktuellen Tabelle. Die Inhaltsbeschreibung zeigt, wenn die aktive Zelle eine Konstante enthält, die Konstante selbst an. Die Inhaltsbeschreibung zeigt, wenn die aktive Zelle eine Funktion enthält, die Funktion selbst an, wobei die aktive Zelle das Ergebnis der Funktion ausweist. Eine Funktion beginnt konventionsgemäß stets mit einem Gleichheitszeichen.

Welche Rechenarten können im Arbeitsblatt verwendet werden?

In Excel bzw. CALC kann man in einer Formel folgende Rechenarten benutzen:
+ Plus
- Minus
* Multiplikation
/ Division
^ Potenzierung (z.B. 3^4 = 3*3*3*3 = 81).
In einer Funktion gelten die mathematischen Regeln, d.h. Punkt- geht vor Strichrechnung und Klammer geht vor alles. Will man eine Zahl als Text eingeben, muss man dies mit einem Apostroph einleiten, z.B. "'25". Gibt man als Text "der Mann" ein, sieht man in der Inhaltsbeschreibung, dass die Tabellenkalkulation bzw. das Spreadsheet dem Text automatisch ein Apostroph voranstellt.

Wie fügt man eine vordefinierte Funktion ein?

Eine Tabellenkalkulation bzw. ein Spreadsheet verfügt über eine Vielzahl von vordefinierten Funktionen, wie Summe, Mittelwert, Verketten, ... . Man fügt eine solche Funktion in eine aktive Zelle ein über Selektion des Menüpunktes "Einfügen" und anschließender Auswahl des Untermenüs "Funktion...". Hierbei sind Erläuterungen zu den Funktionen hinterlegt. Parameterabfragen und -eingaben erfolgen im Dialog.

Wie kann man Daten bzw. Ergebnisse im Spreadsheet optisch aufbereiten?

Für alle Zellen eines Spreadsheets lässt sich ein individuelles Format, d.h. eine optische Aussendarstellung, festlegen. Angenommen die Zelle "A1" weist als Inhalt die Zahl "12,33" auf und man möchte stattdessen eine Währungsdarstellung haben, so
  • markiert man die Zelle A1 durch Anklicken dieser, 
  • wählt dann den Menüpunkt "Format", 
  • dann dort den Eintrag "Zellen", 
Menü - Zellen formatieren
  • nun wählt man die Kategorie "Währung" sowie 
  • das gewünschte Währungssymbol und 
  • finalisiert dies über Auswahl der OK-Taste. 
Möchte man dies für mehr als eine Zelle tun, so hat man diese Zellen zu markieren und genauso zu verfahren, d.h. markiert man mehrere Zellen auf einmal, kann man diese in ein und demselben Arbeitsgang formatieren.

Wie markiert man mehrere Zellen?

Angenommen man möchte die Zellen A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4 markieren, so hat man 2 Varianten:
  1. Man schreibt in das Feld, was die aktive Zelle anzeigt, den Text "A1:B4" und drückt ENTER.
  2. Man setzt den Mauszeiger in die Zelle A1, drückt die linke Maustaste und fährt mit gehaltener linker Maustaste in das Feld B4. 
Angenommen man möchte die auseinanderliegenden Zellen A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4 und D22 markieren, so hat man wiederum 2 Varianten:
  1. Man schreibt in das Feld, was die aktive Zelle anzeigt, den Text "A1:B4;D22" und drückt ENTER.
  2. Man setzt den Mauszeiger in die Zelle A1, drückt die linke Maustaste und fährt mit gehaltener linker Maustaste in das Feld B4, drückt und hält dann die Strg-Taste und makiert wie vorher den zusätzlichen Zellenbereich. 

Kann man Zellen kopieren?

Ja, natürlich. Man markiert z.B. die zu kopierenden Zellen und wählt im Menü "Bearbeiten" den Punkt "Kopieren". Dann markiert man den den Zielbereich der Kopieraktion und wählt im Menü "Bearbeiten" den Punkt "Einfügen".

Geht dies auch einfacher?

Ja, mittels Shortcuts.

Was sind denn Shortcuts?

Shortcuts sind Tastenkombinationen, die für definierte Arbeitsschritte stehen. Tastenkombinationen entstehen durch gleichzeitiges Drücken zweier oder mehrerer Tasten.
Als Notation für einen Shortcut werden im Folgenden eine zu drückende Taste über die Bezeichnung der Taste gemäß Tastatur mit vorangestellten Größer- und nachfolgendem Kleinerzeichen identifiziert und und zu drückende Tasten über ein Pluszeichen verknüpft. So steht <Strg> + <x> für das gleichzeitige Drücken der Strg-Taste und der x-Taste.

Anbei nun einige Short-Cuts :

Shortcut Funktion verfügbar für
<Strg> + <c> kopiert makierte Zellen in die Zwischenablage EXCEL & CALC
<Strg> + <x> schneidet markierte Zellen aus und übergibt sie an die Zwischenablage EXCEL & CALC
<Strg> + <v> fügt in den markierten Bereich den Inhalt der Zwischenablage ein EXCEL & CALC
<Strg> + <.> fügt das aktuelle Datum ein nur EXCEL
<Strg> + <:> fügt aktuelle Uhrzeit ein nur EXCEL

Man sieht, dass je nach Spreadsheet-Produkt unterschiedliche Shortcuts verfügbar sind.

Was nun?

Diese Erläuterungen sollten für einen ersten Einstieg in die Tabellenkalkulation ausreichen. Jetzt heißt es, spielen und ausprobieren, denn Übung macht den Meister.
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